关于做好我校2021届毕业生档案归档工作的通知

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（关于做好我校2021届毕业生档案归档工作的通知）

　　

校内各单位：

　　

为做好我校2021届毕业生档案的归档工作，现将归档工作的有关事项通知如下：

　　

一、归档内容及要求

　　

（一）毕业生登记表

　　

各学院（部）须在毕业生登记表封面右上角用铅笔填写学号，登记表内各项应逐项按要求填写，各时间栏不能空白，且不能出现先后顺序的时间逻辑错误。学校审核意见栏需加盖学校公章，请各学院（部）在教务处加盖毕业资格审核章后及时与校办联系，盖章后的登记表按《毕业生材料登记表》的顺序依次排序。

　　

（二）毕业成绩单

　　

加盖印章的毕业成绩单，夹入该毕业生登记表内。

　　

（三）本科生毕业论文（设计）评定表

　　

注明装入学生档案的一份毕业论文评定表（原件），与成绩单一起夹入毕业生登记表内。特别提醒：院级优秀论文须教学院长签字并加盖学院（部）公章，校级论文须再加教务处处长签字。

　　

（四）报到证

　　

6月7日起，省高校毕业生就业指导中心将依据各高校报送的就业方案生成电子报到证，各学院（部）需把电子报到证打印纸质版，并与成绩单、论文评定表等一起夹入该毕业生登记表内。

　　

(五)党员档案

　　

各党总支、直属党支部须于6月16日前将已转为正式党员的2021届毕业生入党材料密封并移交档案室。

　　

(六)其它

　　

如评优登记表、奖惩材料、实习成绩报告等需存入档案的材料，应一并夹入该毕业生登记表内。

　　

二、毕业生档案去向说明

　　

（一）已签订就业协议书（有报到证）毕业生档案

　　

毕业生在与就业单位签订就业协议书时应仔细核对档案接收信息。

　　

1.单位接收毕业生户档关系(具有人事档案管理权限的国家机关、事业单位和国有企业)：可以直接派遣，“报到证签往单位名称”直接填报中央、省直单位名称，档案随寄到就业单位；

　　

2.单位不接收毕业生户档关系，由单位委托省（市）级公共就业和人才服务机构进行人事代理：“报到证签往单位名称”填报公共就业和人才服务机构名称，档案随寄到公共就业和人才服务机构；

　　

3.单位不接收毕业生户档关系，由毕业生自理：“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称，档案随寄返回原籍。

　　

（二）未签订就业协议书（有报到证）毕业生档案

　　

未签订就业协议书毕业生（包括准备出国留学的毕业生），“报到证签往单位名称”原则上填报生源地毕业生就业主管部门名称，档案随寄返回原籍。

　　

（三）毕业未就业，可按学生意愿户档留校两年

　　

根据广东省教育厅《广东省教育厅关于做好2021年广东省高校毕业生报到证签发和就业信息报送工作通知》，毕业生离校前尚未落实就业去向的，按照政策可派遣回生源地，也可根据学生意愿填报就业方案设置为“暂不派遣”，户口、档案可在学校保留最长两年时间。两年后，未办理档案派遣的毕业生档案，将由学校统一派回毕业生生源地原籍。已落实就业去向但仍在办理相关手续（如体检、政审等）的毕业生，为简化学生办事流程，可将毕业生设置为“暂不派遣”，待就业接收手续办理完毕后再申请派遣。

　　

（四）考研升学毕业生档案

　　

考研升学毕业生凭调档函进行派遣，个人确认档案邮寄地址。由各学院（部）毕业生档案工作负责人收集调档函，统一移交到档案室。

　　

（五）港澳台毕业生

　　

按照《教育部办公厅关于做好在内地（祖国大陆）普通高校就读的港澳台应届毕业生就业服务工作的通知》（教学厅﹝2017﹞9号）要求，对有就业意愿，并持有内地（祖国大陆）有效接受证明的港澳台毕业生签发报到证，办理手续和要求与内地生一致。

　　

（六）延期毕业学生档案

　　

延期毕业的学生档案，留存档案室，直至其毕业。

　　

（七）未毕业学生档案

　　

因各种原因不能毕业的学生，其档案在学籍有效期内，保留在档案室。超出学籍有效期后，档案室不再有继续保管其档案的义务。

　　

三、毕业生档案归档工作流程

　　

（一）毕业生信息报备

　　

各学院（部）须于6月11日前向档案室提交《毕业生档案派遣信息表》及《毕业生档案材料登记表》电子版，纸质版于毕业材料移交当天打印签字盖章并提交。（详见附件1《毕业生档案派遣信息表》及附件2《毕业生档案材料登记表》）。

　　

（二）就业派遣、考研升学毕业生

　　

1.毕业生零散档案材料移交

　　

毕业生零散档案材料包括在校期间的奖惩材料和党员发展材料。请各学院（部）负责老师务必于6月16日前将需归档的毕业生零散档案材料，在移交当天提交电子表格《移交零散档案材料介绍信》和《移交零散档案材料清单》（见附件3）后，将纸质版表格及毕业生零散材料送交档案室。

　　

2.毕业生档案材料移交

　　

毕业生档案材料包括毕业生登记表、毕业成绩单、本科生毕业论文（设计）评定表和报到证。学院（部）学生档案负责人在整理毕业生档案时，要确保所有归档材料的手续完备，须有“签名、日期、公章”等。办理档案移交时，请将同一学生的所有材料归集到一起，所有材料需严格按照《毕业生档案材料登记表》（见附件2）顺序排序。

　　

3.考研升学毕业生调档函移交

　　

请各学院（部）于6月16日前将调档函统一移交到档案室（复印件也可），务必可以清晰看到地址。并于装档时根据调档函要求做好毕业生档案的归档及装袋工作。

　　

4.毕业生档案装袋

　　

各学院（部）负责毕业生档案的老师，须组织相应的工作人员按照统一安排的时间到档案室装档。进档案室装档之前，务必按要求仔细盘点，认真核对。

　　

5.毕业生档案密封分拣

　　

所有档案装档完毕后密封，然后分拣，须按考研升学、就业派遣毕业生档案、未毕业（包括非内地就业港澳台）学生档案、暂不派遣学生档案四种类别分拣，如有特殊情况须按要求做登记及备注。

　　

6.毕业生档案邮寄

　　

根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及教育部、国家保密局等单位发出的相关规定和通知，学生档案不属于国家秘密载体，不适于机要通信渠道寄递范围，自2015年6月1日起，各级机要通信机构已停止收寄和投递所辖各大专院校、人社部门及所属各级人才交流中心的各类“学生档案”。我校毕业生档案将通过邮政EMS寄送。

　　

档案室负责与邮局对接，并完成快递装袋，将毕业生档案派遣数据传递至快递公司，快递公司做编号处理后，到现场交接，EMS发送。

　　

7.毕业生档案跟踪服务

　　

交EMS投递后，快递公司在一周内反馈投递信息清单，清单包括EMS投递号、接收单位、接收人姓名、接收时间等必要信息。学生可在校园网教学平台专栏“毕业生档案查询”处查询个人档案投递信息，查询网址(注意：EMS单号信息仅供4个月的查询期，过期投递信息将被删除。)学生日后也可通过“广东大学生就业创业”微信小程序查询。

　　

与此同时，EMS投递成功后，会发送投递信息至《就业派遣毕业生明细表》里学生预留的手机号。请学生务必在确认档案成功投递后，到档案接受地查询确认，办理档案托管手续。

　　

四、延期毕业学生档案办理

　　

延期毕业的学生档案，留存档案室，直至其毕业。在学生拿到毕业证后，学院（部）须让学生填写毕业生登记表并盖章，打印毕业成绩单，与毕业论文评定表一起，交档案室装入档案，以避免学生在提取档案时因档案资料不全而临时补办带来不便。

　　

五、退学学生档案办理

　　

因各种原因不能毕业或申请转学的学生，其档案在学籍有效期内，保留在档案室。超出学籍有效期后，档案室不再有继续保管其档案的义务。退学的学生可凭教务处开具的“退学证明”并提交由档案接收单位出具的“调档函”调取档案。

　　

六、归档时间

　　

请各学院（部）组织6-12位工作人员，按统一安排时间，指定带队人员到档案室装档，具体时间安排见下表：

　　

6月21日

　　

应用数学学院、设计学院

　　

第一批毕业生档案归档

　　

6月22日

　　

物流学院、艺术与传播学院

　　

6月23日

　　

外国语学院、左边法律右边与行政学院

　　

6月24日

　　

教育学院、工程技术学院

　　

6月25日

　　

不动产学院、信息技术学院

　　

6月28日

　　

文学院、管理学院

　　

6月29日

　　

国际商学部、运动与休闲学院

　　

6月30日

　　

补报第二批派遣信息及归档

　　

7月1日

　　

统计排序、核对交寄清单、交寄档案

　　

7月2日

　　

清理统计遗留档案

　　

7月5日

　　

遗留档案入库

　　

7月6日

　　

整理数据上报省系统，开通校官网毕业生档案查询系统

　　

7月7日后

　　

发送快递信息至学生预留手机号，接受零散派遣

　　

七、工作要求

　　

毕业生个人档案归档工作是一项严肃细致的工作，毕业生档案材料的完整性和准确性关系到学生毕业后的就业、保险、养老、出国等一系列重大问题，是学生和社会用人单位满意度的重要考量指标。学院（部）要高度重视、认真组织，并指定专人对归档材料认真鉴定、审核、盖章等，杜绝漏装、错装，确保毕业生个人档案归档工作按时保质完成。

　　

如对上述安排有任何疑问，请及时与校办档案室成老师沟通，联系电话：。

　　

特此通知。

　　

附件:1.《毕业生档案派遣信息表》

　　

附件1毕业生档案派遣信息表.xlsx

　　

2.《毕业生档案材料登记表》

　　

附件2毕业生档案材料登记表.xlsx

　　

3.《移交零散档案材料介绍信》和《移交零散档案材料清单》

　　

附件3移交零散档案材料介绍信和移交零散档案材料清单.docx

　　

北京师范大学珠海分校学校办公室

　　

2021年5月31日

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